Cómo utilizar eficazmente la IA para la asistencia

La IA tiene el potencial de mejorar las experiencias tanto de los clientes como de los equipos de asistencia. A continuación, se indican algunas de las áreas en las que aporta más valor. 

1. Aumento de la eficiencia de tareas rutinarias con la IA 

La gestión de las plataformas de comunicación con los clientes puede convertirse rápidamente en una tarea abrumadora, especialmente en las grandes organizaciones. Las herramientas administrativas impulsadas por la IA facilitan esta tarea y aportan eficacia y claridad a las tareas cotidianas. 

Cuando se integran en las plataformas que ya utilizan los equipos, ayudan a los administradores a encontrar los recursos adecuados, solucionar los problemas con mayor rapidez y dedicar menos tiempo a la gestión manual. Al dedicar menos tiempo a las tareas administrativas, los equipos disponen de más tiempo para centrarse en interactuar con los clientes de forma más personal y significativa. 

2. Comprensión del sentimiento de los clientes mediante el análisis de chat con IA 

Los agentes de atención al cliente deben resolver problemas y comprender las emociones de los clientes en tiempo real. Reconocer esas emociones es esencial para dar la respuesta adecuada y proporcionar una ayuda significativa. 

El análisis de chat con IA ayuda a los agentes a evaluar el tono de los mensajes y calibrar las reacciones de los clientes a partir de chats en directo y datos históricos. Esta herramienta asigna puntuaciones de sentimiento y genera resúmenes de las interacciones en tiempo real. 

Esta percepción rápida de los sentimientos de los clientes puede ayudar a los agentes a ajustar su respuesta durante las interacciones y a gestionar proactivamente los problemas antes de que se agraven. El análisis de los sentimientos también ayuda a los equipos que trabajan de cara al cliente a identificar las áreas que requieren más formación y mejoras. 

3. Refinamiento de las respuestas con mensajes personalizados 

A medida que crecen las expectativas de rapidez y personalización, los equipos de asistencia se ven presionados para responder con rapidez sin sacrificar la calidad. Dar respuestas rápidas y personalizadas se ha convertido en la norma en canales como el chat y el correo electrónico. 

Los asistentes de mensajería potenciados por la IA pueden satisfacer estas expectativas al generar automáticamente mensajes personalizados basados en el historial de interacción con el cliente, sus preferencias y las directrices predefinidas de tono y estilo. 

Así se minimizan los tiempos de espera y se asegura que las respuestas de los agentes respondan a las necesidades de cada cliente. 

4. Agilización de los procesos posteriores a la interacción mediante resúmenes y transcripciones

Revisar largas transcripciones de llamadas o grabaciones de reuniones requiere un tiempo del que los equipos no suelen disponer. La IA para la asistencia acelera el proceso y convierte las conversaciones en información clara y útil. 

Desde la revisión de las interacciones hasta la orientación de la estrategia interna, los resúmenes de llamadas generados por IA pueden ayudar a su equipo a tomar decisiones informadas al resaltar los puntos esenciales de conversaciones largas y crear elementos de acción y próximos pasos, además de asegurar un traspaso fluido entre los miembros del equipo. 

En lo que respecta a las llamadas de los clientes, la transcripción con IA ayuda a los agentes a mantenerse organizados al crear registros precisos y con capacidad de búsqueda de cada interacción. El fácil acceso a las conversaciones anteriores favorece el cumplimiento normativo, mejora la formación y hace más eficaz el control del rendimiento. 

5. Un servicio de atención al cliente escalable con mensajes de voz de IA 

La primera impresión importa. Si un saludo suena anticuado o incoherente, los clientes pueden pensar que la empresa es poco profesional o que no presta atención a los detalles. 

Para asegurarse de que cada conversación empieza con buen pie, los saludos con voz de IA pueden ayudarle a ofrecer una experiencia de marca coherente y profesional en cada interacción con el cliente. Gracias a su avanzada tecnología de conversión de texto a voz, esta herramienta basada en IA crea saludos de audio que se adaptan a su idioma, tono y mensaje de preferencia. 

Ventajas de utilizar IA para la asistencia

A medida que la IA perfila el funcionamiento de los equipos de asistencia y la experiencia de servicio de los clientes, su impacto se hace evidente cuando responde a necesidades reales y contribuye a mejorar los resultados de la empresa.

Eficiencia y productividad mejoradas 

La IA ayuda a reducir los cuellos de botella operativos en el servicio de atención al cliente, ya que se encarga de las tareas rutinarias y facilita el acceso de los agentes a la información. Según Hubspot, la IA puede mejorar la productividad de los agentes hasta un 30 %, lo que permite a los representantes de atención al cliente gestionar más interacciones sin menoscabo de la calidad.

Esto demuestra que la IA ayuda a los agentes a dedicar menos tiempo a buscar respuestas o a navegar por procesos manuales, y más a centrarse en las necesidades de los clientes. Estas herramientas también permiten a los supervisores del centro de llamadas intervenir cuando sea necesario y abordar a tiempo problemas complejos de los clientes. Esto aporta más eficacia a los equipos y mejores resultados en áreas clave como la resolución en el primer contacto y la satisfacción del cliente.

Experiencias personalizadas a escala

La IA ayuda a los equipos a ofrecer soluciones más personalizadas y que reflejen las necesidades únicas de los clientes. Al analizar los patrones de comportamiento y los datos de interacciones anteriores, la IA puede sugerir respuestas acordes con las preferencias y el contexto de cada persona. También permite una asistencia predictiva y una divulgación proactiva, que puede anticiparse a las necesidades de los clientes. Esto crea una experiencia más atractiva y adecuada que fideliza y aumenta la satisfacción general.

Costes operativos reducidos

La IA ofrece una forma rentable de agilizar la asistencia, pues reduce la carga de trabajo manual y permite una resolución más rápida en el primer contacto. Casi el 25 % de las empresas afirma haber obtenido ahorros de costes cuantificables tras adoptar la IA, principalmente debido a la mejora de la eficiencia y a la menor dependencia de las tareas manuales. Al reducirse el número de escalados y los plazos de tramitación, los equipos pueden trabajar con mayor eficacia sin comprometer la calidad del servicio.

Escalabilidad y adaptabilidad 

La IA permite a los equipos de atención al cliente gestionar niveles de demanda cambiantes sin aumentar los costes de personal a medida que las empresas crecen o afrontan picos estacionales. Permite a los centros de contacto mantener una calidad de servicio constante y respaldar la expansión a nuevos canales e idiomas sin necesidad de realizar cambios significativos en la infraestructura. Además, estos sistemas aprenden y se adaptan continuamente, lo que los convierte en un valioso activo a largo plazo para la asistencia.