AI effectief gebruiken voor ondersteuning

AI heeft het potentieel om ervaringen voor zowel klanten als supportteams te verbeteren. Hieronder staan enkele gebieden waar AI de meeste waarde levert. 

1. De efficiëntie verhogen met AI voor routinetaken 

Het beheer van platforms voor klantcommunicatie kan al snel overweldigend worden, vooral in grotere organisaties. Met AI-gestuurde administratieve tools wordt dit eenvoudiger, omdat ze dagelijkse taken efficiënter en gerichter maken. 

Wanneer deze tools zijn ingebouwd in de platforms die teams al gebruiken, helpen ze beheerders om de juiste bronnen te vinden, problemen sneller op te lossen en minder tijd te besteden aan handmatig beheer. Doordat teams minder tijd besteden aan administratieve taken, kunnen ze zich op een persoonlijkere en betekenisvollere interactie met klanten richten. 

2. Inzicht in klantsentiment met AI-chatanalyse 

Medewerkers van de klantenservice moeten in realtime problemen oplossen en emoties van klanten begrijpen. Het herkennen van die emoties is essentieel om de juiste reactie te geven en betekenisvolle support te bieden. 

AI-chatanalyse helpt medewerkers de toon van berichten te evalueren en reacties van klanten te peilen op basis van live chats en historische gegevens. Deze tool kent sentimentscores toe en genereert samenvattingen van chatinteracties in realtime. 

Deze snelle inzichten in het gevoel van de klant kunnen medewerkers helpen om hun reacties tijdens interacties aan te passen en problemen proactief aan te pakken voordat ze escaleren. Sentimentanalyse helpt klantgerichte teams ook bij het identificeren van aspecten voor verdere training en verbetering. 

3. Reacties verfijnen met gepersonaliseerde berichten 

Naarmate de verwachtingen voor snelheid en personalisatie toenemen, staan klantenserviceteams onder druk om snel te reageren zonder aan kwaliteit in te boeten. Snelle en persoonlijke antwoorden zijn de norm geworden bij kanalen zoals chat en e-mail. 

AI-chatassistenten kunnen aan deze verwachtingen voldoen door automatisch aangepaste berichten te genereren op basis van de interactiegeschiedenis met klanten, voorkeuren en vooraf gedefinieerde toon- en stijlrichtlijnen. 

AI minimaliseert wachttijden en zorgt ervoor dat de antwoorden van medewerkers aansluiten bij de individuele behoeften van de klant. 

4. Post-interactieprocessen stroomlijnen met samenvattingen en transcripties

Het doornemen van lange transcripties van gesprekken of opnames van vergaderingen kost tijd die teams vaak niet hebben. AI voor ondersteuning versnelt het proces door die gesprekken om te zetten in duidelijke, bruikbare inzichten. 

Van het beoordelen van klantinteracties tot het sturen van interne strategieën, door AI gegenereerde gesprekssamenvattingen kunnen je team helpen weloverwogen beslissingen te nemen door essentiële punten uit lange gesprekken te benadrukken, beknopte actiepunten en volgende stappen te creëren en te zorgen voor naadloze overdrachten tussen teamleden. 

Bij klantgesprekken helpt AI-transcriptie medewerkers om georganiseerd te blijven door nauwkeurige en doorzoekbare verslagen van elke interactie te maken. Eenvoudige toegang tot eerdere gesprekken ondersteunt naleving, verbetert training en maakt het bijhouden van prestaties efficiënter. 

5. Schaalbare klantenservice mogelijk maken met door AI gesproken begroetingen 

Een eerste indruk maak je maar één keer. Als begroetingen verouderd of inconsequent aanvoelen, kunnen klanten het bedrijf als onprofessioneel of onzorgvuldig zien. 

Om ervoor te zorgen dat elk gesprek op de juiste manier begint, kunnen door AI gesproken begroetingen je helpen bij het leveren van een consistente en professionele merkervaring bij elke klantinteractie. Met geavanceerde tekst-naar-spraaktechnologie creëert deze AI-tool audiobegroetingen die overeenkomen met je voorkeurstaal, toon en berichtgeving. 

Voordelen van het gebruik van AI voor ondersteuning

Terwijl AI vorm blijft geven aan de manier waarop supportteams werken en klanten service ervaren, wordt de impact ervan duidelijk wanneer AI echte behoeften ondersteunt en bijdraagt aan betere bedrijfsresultaten.

Meer efficiëntie en hogere productiviteit 

 AI helpt operationele knelpunten bij de klantenservice te verminderen door routinetaken over te nemen en informatie eenvoudig toegankelijk te maken voor medewerkers. Volgens Hubspot kan AI de productiviteit van medewerkers met wel 30% verbeteren, waardoor vertegenwoordigers van de klantenservice meer interacties kunnen afhandelen met behoud van de servicekwaliteit.

Hieruit blijkt dat AI in de klantenservice medewerkers helpt om minder tijd te besteden aan het zoeken naar antwoorden of het navigeren door handmatige processen en om meer tijd te besteden aan de behoeften van de klant. Deze tools stellen de supervisors van contactcenter bovendien in staat om in te grijpen wanneer dat nodig is en complexe klantproblemen vroegtijdig aan te pakken. Dit leidt tot efficiëntere teams en betere resultaten op belangrijke gebieden zoals het oplossen van eerste contacten en klanttevredenheid.

Gepersonaliseerde ervaringen op schaal

AI in ondersteuning helpt teams om meer op maat gemaakte oplossingen te leveren die aansluiten bij de unieke behoeften van klanten. Door gedragspatronen en gegevens van eerdere interacties te analyseren, kan AI reacties voorstellen die aansluiten bij individuele voorkeuren en context. AI maakt ook voorspellende ondersteuning en proactieve outreach mogelijk, waarmee de behoeften van klanten kunnen worden geanticipeerd voordat ze deze uiten. Dit zorgt voor een meer aantrekkelijke, relevante ervaring die loyaliteit opbouwt en de algehele tevredenheid verhoogt.

Lagere operationele kosten

AI biedt een kosteneffectieve manier om de ondersteuning te stroomlijnen door de handmatige werklast te verminderen en een snellere afhandeling van het eerste contact mogelijk te maken. Bijna 25% van de bedrijven rapporteert meetbare kostenbesparingen na het invoeren van AI, voornamelijk door verbeterde efficiëntie en minder afhankelijkheid van handmatige taken. Met minder escalaties en kortere afhandeltijden kunnen teams efficiënter werken zonder dat dit ten koste gaat van de servicekwaliteit.

Schaalbaarheid en aanpasbaarheid 

Met AI kunnen klantenserviceteams omgaan met veranderende vraagniveaus zonder de personeelskosten te verhogen wanneer bedrijven groeien of te maken krijgen met seizoenspieken. AI stelt contactcenters in staat om een consistente servicekwaliteit te handhaven en uitbreiding naar nieuwe middelen en talen te ondersteunen zonder dat daarvoor grote veranderingen in de infrastructuur nodig zijn. Bovendien leren deze AI-systemen voortdurend en passen ze zich aan, waardoor ze op de lange termijn een waardevolle aanwinst zijn voor de ondersteuning.